Книги просто ведуть записи кредитів і дебетів. Ми використовуємо бухгалтерську книгу кожного разу, коли ми вводимо чеки або депозити в наші чекові книжки або депозити і зняття коштів в ощадній книжці. Деякі люди зберігають бухгалтерську книгу. Інші зберігають корпоративні книги для невеликих компаній або міжнародних корпорацій. Хоча комп'ютеризація спростила роботу корпоративного бухгалтера, вона також може бути застосована до фінансів домогосподарств. Комп'ютерні книги доступні як безкоштовні або умовно-безкоштовні, а також професійні пакети, доступні для покупки. Таблетки Леджера доступні в будь-якому магазині офісних магазинів і в більшості станцій.
Книги містять принаймні п'ять стовпців, які використовуються для дати, деталей, кредиту, дебету та балансу. Колонка деталі використовується для назви одержувача платежу або джерела доходу та будь-яких приміток. Дохід або витрати відображаються у стовпці кредиту або дебету (залишивши іншу колонку порожньою), а поточну суму ввести в рядку балансу. Колонки можуть бути додані для позначення оподатковуваного доходу або витрат, що підлягають вирахуванню. Книги повинні зберігатися протягом певного періоду - тиждень або місяць - залежно від кількості угод, що відбуваються. Наприкінці періоду нараховуються дебети та кредити, а кінцевий баланс перевіряється додаванням кредитів і відніманням дебету з початкового балансу. Кінцевий баланс "перенесений" як початковий баланс у головній книзі на наступний період. Обов'язково позначте кожний аркуш книги з назвою (бухгалтерська книга, назва підприємства), дати періоду, в якому обкладинки та заголовки колонок. Якщо для покриття періоду діяльності потрібно більше однієї сторінки, обов'язково позначте номери сторінок для загальної кількості на кожній сторінці.
Аудитори використовуються бухгалтерами для підготовки балансів, відстеження доходів і витрат на податкові декларації та підготовки бюджетів. Для використання цієї книги вони призначають номери рахунків для кожної групи активів і пасивів. Окремий номер рахунку може бути наданий: доходу від кожного джерела, орендної плати, іпотечних платежів та платежів за кредитами, комп'ютерного лізингу, шкільних витрат або будь-якого виду доходів або витрат, які вам можуть знадобитися в кінці року. Нумерація облікових записів полегшує збір даних, які можна використовувати для визначення податків або оформлення бюджетів. Використовуючи вашу облікову книгу, ви можете підготувати бюджет для вашого бізнесу та домогосподарства, який може передбачити, на які витрати слід планувати і який дохід можна очікувати. Ведіть окремі облікові записи для ділових та особистих рахунків, щоб відстежувати гроші та мати повну документацію для вашого бухгалтера.