Зміст:
Якщо ви не отримаєте потрібну послугу або очікуєте від компанії, можливо, вам доведеться подати скаргу на обслуговування клієнтів. Іноді це єдиний спосіб вирішення проблеми. Якщо ви розмовляли з представниками компанії, касирами, кореспондентами та керівниками безрезультатно, подача офіційної скарги може негайно виправити вашу проблему. Коли ви будете готові подати скаргу, вам, можливо, доведеться зібрати деяку інформацію та дотримуватися правильних кроків та процедур. Різні компанії мають різні процедури подання скарг.
Крок
Зверніться до компанії, на яку ви подаєте скаргу, і попросіть їх про процедуру подання скарги на обслуговування клієнтів. Деякі компанії дозволяють подавати скаргу в Інтернеті, а інші компанії хочуть, щоб ви подали скаргу в письмовій формі. Дотримуйтесь їхніх вказівок до листа. Якщо Вашу скаргу про обслуговування клієнтів потрібно написати, отримайте правильну адресу для відділу, куди він повинен піти. Дізнайтеся, чи слід звертатись до вашого листа до будь-якого конкретного або просто до відділу.
Крок
Зберіть всю інформацію. Вам може знадобитися ім'я особи, з якою ви розмовляли, якщо він чи вона була причиною вашої скарги. Отримайте імена всіх, з ким ви розмовляли, включаючи керівників. Запишіть назву відділу, а також номер телефону відділу. Якщо ви знаєте дати й час, коли ви розмовляли з приватними особами, включіть їх у свій документ. Іноді ви можете провести кілька днів, розмовляючи з різними людьми, намагаючись вирішити виклик послуги. Запишіть будь-які інші деталі, про які ви можете подумати, стосовно вашої скарги щодо обслуговування клієнтів.
Крок
Напишіть свій лист. Коли ви пишете лист, переконайтеся, що ви не залишите жодної інформації. Запишіть порядок, в якому відбувалися речі, і порядок, з яким ви розмовляли з певними особами. Також потрібно детально пояснити, про що йде мова. Надайте якомога більше деталей. Додайте кроки, які ви вжили для вирішення проблеми. Поясніть, чому компанія повинна вжити необхідних заходів для виправлення вашої ситуації. Нехай компанія знає, що ви очікуєте почути від них у самому найближчому майбутньому.
Крок
Надішліть лист. Включіть до вашого листа будь-які фотокопії будь-яких документів, які допоможуть Вашому випадку. Зберігайте копію вашого листа для ваших записів. Компанія повинна повернутися до вас за розумний час. Дозвольте їм від 10 до 15 днів, щоб відповісти. Ви можете надіслати копію вашого листа всім, з ким ви розмовляли, або, принаймні, керівником у відповідному відділі.
Крок
Слідкуйте за відповідним агентством. Якщо ви виявите, що ви не можете вирішити свою проблему, вам може знадобитися зв'язатися з Федеральною комісією з торгівлі (FTC), бюро Better Business Bureau, агентством з кредитування або навіть з Генеральним прокурором. Вони також матимуть власні процедури реєстрації скарг.