Зміст:
Асоціація домовласників (ТСЖ) є організацією, відповідальною за загальне утримання та обслуговування загальних площ у житловому підрозділі. Асоціацією може керувати керуюча фірма або розробник нерухомості, але зазвичай вона передається мешканцям після завершення розробки. Асоціація зобов'язана вести книги бухгалтерського обліку, які точно відображають зібрані збори, які види витрат понесені, показують залишки резервів для спеціальних проектів та різні інші статті. Базова система обліку може бути реалізована без особливих труднощів.
Крок
Придбайте бухгалтерське програмне забезпечення, розроблене для ТСЖ, якщо у вас ще немає власного програмного забезпечення. Вам не потрібно використовувати спеціальне програмне забезпечення, якщо ви вже маєте інше програмне забезпечення для обліку. Condo Manager і TOPS є провайдерами програмного забезпечення, які спеціалізуються на обліку потреб ТСЖ, тоді як QuickBooks - це загальне фінансове програмне забезпечення, яке може використовуватися для задоволення основних вимог до обліку ТСЖ. Завершіть навчальний посібник і прочитайте посібники, що постачаються разом із програмним забезпеченням, яке ви купуєте, щоб зрозуміти, як налаштувати HOA в системі.
Крок
Переконайтеся, що у Вас є чітке розуміння вимог до обліку ТСЖ. Каліфорнійська асоціація асоціацій домовласників - це хороший ресурс, щоб дізнатися більше про основні вимоги ТСЖ.
Крок
Створіть послідовну угоду імен для номерів своїх рахунків, перш ніж почати їх вводити. Наприклад, ви можете вирішити, що всі рахунки активів почнуться з числа "1", "рахунків відповідальності" 2, "рахунків доходів" 3, рахунків витрат "4" і рахунків власного капіталу "5".
Крок
Створіть облікові записи, які ви будете використовувати в системі програмного забезпечення. Основними обліковими записами активів, які вам потрібні, є готівка, чек, дебіторська заборгованість, відстрочені витрати та основний капітал. Для рахунків відповідальності вам знадобляться кредиторська заборгованість, відстрочені доходи та кредити. Рахунки доходів включатимуть збори та доходи від відсотків. Для більшості витрат обліковуються кошти на комунальні послуги, страхування, обслуговування, зберігання, відсотки, збори, податки та резервні витрати. Нарешті, нерозподілені прибутки та резерви включатимуть рахунки власного капіталу. Кожна ТСЖ має специфічні потреби, але цей перелік рахунків забезпечує надійну основу для початку операцій і може бути виконано з використанням будь-якого ТСЖ або загального програмного забезпечення фінансового обліку.
Крок
Введіть початковий баланс у нову систему програмного забезпечення. Цей запис зроблено до того, як ваші стандартні, щоденні записи просуваються вперед. Цей запис не повинен включати будь-які рахунки доходів або витрат. Наприклад, якщо Асоціація має $ 1000 в банку від попереднього внеску домовласника, запис буде просто дебетом для перевірки за 1000 доларів США та кредиту на Збережений прибуток за 1000 доларів США. На цьому етапі у вас є початковий баланс і готові перейти до запису щоденної активності.
Крок
Введіть номери бюджету для кожного облікового запису доходів і витрат. Метод встановлення бюджетних номерів буде залежати від програмного забезпечення, яке ви використовуєте. Бюджетування зазвичай вимагає створення окремої книги з тієї, яку ви використовуєте для запису щоденної діяльності ТСЖ. Прочитайте відповідний розділ посібника з програмного забезпечення, щоб зрозуміти особливості створення бюджетів у вашій системі програмного забезпечення.
Крок
Дізнайтеся, як запускати основні звіти, які постачаються з програмним забезпеченням. Найбільш базовими звітами є баланс, звіт про прибутки та збитки, звіт про рух грошових коштів та бюджет порівняно з фактичним. Вони повинні бути доставлені з будь-яким фінансовим програмним забезпеченням, яке ви використовуєте.