Зміст:
Якщо у вас є робота, яка вимагає поїздки, незалежно від того, чи знаходиться вона у вашому власному місті чи штаті або перебуває поза межами штату чи країни, ваша компанія вибирає метод звітності та відшкодування цих витрат. Деякі компанії відшкодовують ваші фактичні витрати, інші - стипендію на поїздку. Якщо ви отримуєте стипендію на відрядження, ваші особисті податкові зобов'язання залежать від того, чи ваш роботодавець має підзвітний або невідповідний план. Відшкодування фактичних витрат не підлягає оподаткуванню.
Способи відшкодування подорожей
Якщо ви повинні подорожувати і це подорож вважається пов'язаними з роботою, існує кілька способів, якими ваша компанія може обробити компенсацію за ці витрати. Ви можете отримати дорожню стипендію перед поїздкою, ви можете оплатити свої витрати і бути відшкодовані, або ви можете отримати стипендію на проїзд, яка вимагає від вас документування витрат і повернення будь-якої невикористаної частини стипендії роботодавцеві. Ваша компанія може вирішити надати ці кошти згідно з підзвітним планом чи невідповідним планом, або вони можуть врахувати частину витрат за добовою ставкою.
Підзвітний план
Якщо ваш роботодавець використовує підзвітний план, то витрати, які ви зробили за допомогою стипендії, не підлягають оподаткуванню як дохід, а також не підлягають оподаткуванню FICA. Відповідний план повинен відповідати певним вимогам IRS. Витрати повинні бути пов'язані з бізнесом і в іншому випадку будуть відняті вами як витрати підприємства. Ваш роботодавець повинен вимагати, щоб ви задокументували свої витрати, надаючи дату, час, місце, суму та ділову мету витрат протягом розумного періоду часу - як правило, протягом 60 днів.
Всі витрати вимагають квитанцій, якщо вони не будуть відшкодовані за добовим планом - наприклад, витрати на пробіг. Будь-які надлишкові кошти, які не потрібні для вашої поїздки, повинні бути повернуті компанії протягом розумного періоду часу. Будь-які повернуті кошти повністю оподатковуються.
Невідповідний план
Невідповідним планом є той, який не вимагає від працівника обліку будь-яких витрат, зроблених з використанням стипендії для подорожей. Згідно з цим типом плану ви можете витратити свою стипендію на поїздку на все, що ви виберете, без документації або пояснення, і вам не доведеться повертати невикористану частину вашої дорожньої стипендії роботодавцю. Згідно з цим типом плану, сума стипендії для подорожей включена до вашого оподатковуваного доходу на Вашій формі W-2 і також підлягає оподаткуванню FICA - Medicare і Social Security.
Витрати на добові
IRS має процедури для відшкодування співробітникам фіксованої ставки на транспортні витрати, такі як харчування, проживання та пробіг. Наприклад, у 2011 році ставка відшкодування пробігу IRS становила 51 цент на милю. Цей показник коригується на основі коливання цін на газ. Згідно з цим планом, Вам відшкодовуються витрати за стандартними тарифами, встановленими IRS, для яких Ви повинні надати ділові причини подорожі та кількість миль, які Ви подорожували.
Якщо ваші витрати відшкодовуються просто на основі ставки добових, це вважається відповідальною витратою і не підлягає оподаткуванню. Проте, якщо ви перевищуєте ставку на день та повертаєте претензії, то надбавка повністю оподатковується. Для будь-яких інших витрат, що покриваються вашою дорожньою премією, за яку немає ставки на день, якщо ви повинні враховувати її, вона не підлягає оподаткуванню, але якщо ваша туристична стипендія покриває її, і ви не зобов'язані відповідати за неї, а також не повертати перевищення, ці суми оподатковуються і додаються до вашого доходу.