Що покриває відшкодування пробігу?

Роботодавці, які просять працівників використовувати власні автомобілі для роботи, сплачують відшкодування за пробіг. Причина проста. Роботодавці можуть краще набирати та утримувати якісних працівників, компенсуючи їм вартість водіння, пов'язаного з роботою. Відшкодування пробігу покриває витрати, пов'язані з експлуатацією транспортних засобів, таких як автомобілі, мікроавтобуси та позашляховики.

Відшкодування пробігу покриває лише витрати, здійснені на роботу job.credit: Брайан Джексон / iStock / Getty Images

Стандартні тарифи IRS

Щороку Служба внутрішніх податків встановлює стандартну ставку для використання транспортних засобів у бізнесі. Наприклад, у 2015 році цей показник становив 57,5 ​​центів за милю. Ставка відшкодування використовується для визначення податкового списання, коли не відшкодовуються подорожі, пов'язані з роботою. Стандартна вартість бізнесу покриває витрати на експлуатацію середнього автомобіля, включаючи бензин, технічне обслуговування та ремонт, страхування та амортизацію.

Відхилення від пробігу за межами бізнесу

Деякі відшкодування надаються для ведення непідприємницької діяльності, але вони все ще мають право на податкові пільги. Подорожі для переміщення або медичних причин можуть бути відняті або відшкодовані у розмірі 23 центів за милю, починаючи з 2015 року. Ставка на водіння при здійсненні благодійної діяльності встановлюється законом на рівні 14 центів за милю.

Допустимий пробіг

Герой персоналу каже, що для відшкодування витрат на пробіг треба відповідати трьом критеріям. По-перше, відшкодування може виплачуватися тільки за поїздки, безпосередньо пов'язані з роботою. Переїзд між вашим домашнім і звичайним робочим місцем не є кваліфікованою поїздкою. По-друге, співробітники повинні документувати роботу, пов'язану з роботою. Нарешті, працівник повинен повернути будь-які суми виплаченої суми відшкодування. Роботодавці не включають кваліфіковану компенсацію пробігу як дохід, так що він повністю оподатковується працівнику. Роботодавець може вирахувати суму у вигляді бізнес-витрат.

Ведення обліку для відшкодування

Працівники зазвичай зберігають журнал пробігу, щоб задокументувати своє водіння, пов'язане з роботою. Він починається з першого дня року, коли автомобіль використовується для бізнесу і закінчується читанням одометра в останній день. Кожна заявка повинна вказувати дату, ділову причину пробігу та місце, куди ви йдете. Початок і закінчення показань одометра повинні бути записані. Роботодавці використовують цю інформацію, щоб обчислити відшкодування пробігу шляхом множення миль на основі стандартної ставки IRS.

Варіант фактичних витрат

Роботодавці, як правило, не використовують фактичні транспортні витрати через вимоги до ведення обліку. Проте, працівники можуть використовувати фактичні витрати, якщо вони перевищують суму відшкодування. Щоб скористатися фактичними витратами, працівник повинен вести журнал пробігу та записи про страхові виплати, закупки бензину, ремонт і всі інші витрати на транспортний засіб. Як тільки цей працівник використовує фактичні витрати, він не може знову використовувати стандартну ставку, якщо вимагається прискорена амортизація. Тільки витрати, пропорційно діловому використанню транспортного засобу, можуть бути заявлені. Наприклад, якщо 25 відсотків миль, що рухаються в рік, пов'язані з роботою, 25 відсотків фактичних витрат на транспортний засіб можуть бути списані.