Як писати відповідні листи до вашого орендодавця

Написання відповідного листа своєму орендодавцеві не відрізняється від написання інших типів ділових листів. Ваші листи повинні спілкуватися, цивільно і ввічливо, з вашими турботами і вашими сподіваннями на резолюції. Добре написаний лист може мати велике значення у вирішенні будь-яких питань, які можуть виникнути у вашого орендодавця, і навіть покращити ваші відносини.

Комунікація є важливим аспектом гарних відносин між орендодавцем і орендодавцем. Кредит: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Підготуйтеся до написання

Написання важливого листа комусь вимагає попередньої підготовки. Це особливо вірно, якщо у вас є антагоністичні відносини з вашим орендодавцем, або ви скаржилися на серйозну, невирішену проблему. Ніколи не пишіть, коли ви гніваєтеся. Зачекайте, поки ви не заспокоїться перед написанням. Якщо ви пишете про проблему, охоплювану законами про оренду або орендодавцеві, скажіть як перед написанням. Ваш лист буде більш переконливим, якщо ви можете навести юридичні статути або положення про оренду, щоб виправдати ваші запити.

Визначте себе

Переконайтеся, що ваш орендодавець знає, від кого він чує, вказуючи ваше ім'я та адресу у своєму листі. Якщо ви знаходитесь у будівлі або комплексі, який має ім'я, використовуйте його також. Якщо ви хочете отримати швидку відповідь від свого орендодавця, вкажіть свій номер телефону та адресу електронної пошти, і нехай ваш орендодавець дізнається, коли найкращий час подзвонити вам.

Зрозумійте свій бізнес

Чітко поясніть мету листа і які дії, якщо такі є, ви хочете, щоб ваш орендодавець взяв. Якщо ви запитуєте ремонт, вкажіть це у своєму листі та дайте знати своєму орендодавцю, коли вдасться запланувати візит до технічного обслуговування. Якщо ви повідомляєте орендодавцю, що ви не будете продовжувати оренду, поясніть це в перших кількох реченнях, а потім повідомте своєму орендодавцю про дату переїзду та нову адресу, щоб він знав, куди слід відправити ваш депозит.

Будьте ввічливі, навіть якщо ви скаржилися

Легко засмутитися з орендодавцем, який ігнорує неодноразові запити на ремонт або відмовляється займатися шумними сусідами. Тим не менш, важливо бути ввічливим і розумним. Ваш хазяїн може вважати грубість або сарказм виправданням ігнорувати ваш лист або навіть не продовжувати оренду. Візьміть підхід "просто фактів" під час вирішення ваших проблем і прохання про резолюції.

Перевірте своє лист і перевірте адресу

Орфографічні та пунктуаційні помилки пошкоджують авторитет вашого листа. Перегляньте лист і прочитайте його вголос, щоб переконатися, що він добре протікає. Попросіть друга або члена сім'ї прочитати лист. Вона може виявити помилки, які ви пропустили, і дати вам відгук про ясність і тон вашого листа.

Розгляньте можливість використання сертифікованої пошти

Сертифікована пошта надає вам підтвердження відправлення та підтвердження доставки чи спроби доставки. Підтвердження ваших повідомлень може бути корисним, якщо ситуація загостриться. У деяких місцях ви повинні використовувати сертифіковану пошту при відправці певних типів листів до вашого орендодавця. Наприклад, в штаті Меріленд орендар має право бути присутнім на переїзді орендодавця, якщо він повідомляє свого орендодавця про свою нову адресу через сертифіковану пошту за 15 днів до переїзду.