Зміст:
Організація документів не тільки збереже ваші важливі файли, але й захистить їх, якщо вони зберігаються належним чином. Ніхто не любить почуття шифрування через документи, кидаючи папір навколо, тому що yoy не може знайти важливу банківську заяву. Після того, як ви організуєте та подаєте документи, пошук важливих файлів відбувається швидко та легко.
Крок
Розрахуйте кількість файлових папок, в'яжучих і розділювачів, які вам потрібні. Це залежить від кількості різних категорій подачі. Найкраще купувати ці матеріали після створення категорій подачі, щоб точно знати, скільки папок потрібно.
Крок
Призначте підлогу або великий стіл, щоб скласти стоси всіх ваших документів. Організація документів - це процес, і тому ви хочете призначити область, де ви можете скласти групу своїх відсортованих документів і залишити їх там, якщо ви не закінчите відразу. Залежно від кількості документів, які ви маєте, це може зайняти цілий вихідний день, або, ще краще, витратити принаймні від 10 до 30 хвилин на день для організації та подачі документів.
Крок
Упорядкуйте свої документи в купах, розділених на категорії імен. Наприклад, рахунки за воду в одній групі і банківські виписки в іншій (окремі купи для кожного банку).
Крок
Складіть список різних названих категорій (компанії або назви документів), які ви маєте після того, як ви помістіть всі документи в окремі стопки. Наприклад: Банк Америки, Білл про воду, Автокредит, Страхові ферми, ААА, Студентські кредити тощо. Якщо всі ваші документи зберігаються в картотеці в алфавітному порядку, це полегшить пошук документів.
Крок
Напишіть кожну з назв категорій на вкладці папки з файлами або на окремому папері з вкладками, які ви відокремлюєте, а потім вставте на вкладку папки файлів, що висить.
Крок
Покладіть всі ваші файлові папки в картотеку в алфавітному порядку. Початок подачі документів. У процесі передачі документів у власні папки організовуйте документи в хронологічному порядку з новими зверху. Перевірте з державними і федеральними законами, коли йдеться про те, як довго ви повинні зберігати деякі важливі документи. Деякі документи, такі як внески ІРА, мають зберігатися постійно.
Крок
Тримайте резервні копії важливих документів - або якщо ви просто хочете мати під рукою документи року (наприклад, для цілей оподаткування) - зробивши папки для подання копій документів. Залежно від кількості документів Розділіть документи на категорії, такі як банківські документи, рахунки та інвестиції. Не забудьте позначити роздільники вкладок, щоб усе в папці було легко доступним. Покладіть список категорій із вкладками в передній частині підшивки. Ви також можете сканувати всі важливі документи та зберігати електронні копії як резервні копії.