Зміст:
Протягом відносин працівника з роботодавцем може знадобитися перекласифікація податкового статусу. Часто бізнес наймає працівників на контрактній основі. Якщо відносини стають регулярними та постійними, підприємству може знадобитися перетворити працівника з незалежного підрядника на оплачуваного працівника. Неможливість правильно класифікувати працівника як працівника і сплатити необхідні податки на фонд заробітної плати може піддати компанії штрафні санкції. Коли відбувається конверсія, роботодавець і працівник мають певні обов'язки.
Крок
Перегляньте керівні принципи служби внутрішньої податкової служби стосовно того, коли робітника слід розглядати як працівника, а не як незалежного підрядника (див. Ресурс 1). Визначте всіх підрядників, які працювали для вас, які отримають 1099 в кінці податкового року і повинні бути переведені на W-2 згідно з тими ж правилами.
Крок
У письмовій формі повідомте контрагента про необхідність негайного перетворення його на працівника та інформацію про ідентифікацію, необхідну для здійснення цієї зміни. Задокументуйте дату та час, коли ці записи були зроблені у файлі працівника. Використовуйте сертифікат з достатньою поштовою розсилкою, якщо ви надсилаєте повідомлення через поверхневу пошту. Зберігайте квитанцію, на яку посилається поштова служба США, у своїй документації як законний "доказ відправлення".
Крок
Налаштуйте новий файл співробітника в базі даних та системі записів працівників. Класифікуйте підрядника, який перетворюється як на зарплату, звільнену зарплату або погодинну звільнення, на підставі роботи та рівня відповідальності працівника. Використовуйте свій комп'ютер та доступ до Інтернету для перегляду керівництва США з питань трудових відносин на основі Закону про чесні стандарти праці (див. Ресурс 2).
Крок
Встановіть графік оплати праці, відповідний типу регулярної класифікації працівників, яку стає підрядником. Створити тригери для оплати понаднормових робіт після 40 годин роботи на тиждень, якщо новий працівник буде погодинним працівником.
Крок
Вимагати від нового працівника заповнити форму W-4, надаючи індивідуальну інформацію та податкові пільги, що підлягають розрахунку при визначенні податків на утримання заробітної плати. Введіть нового співробітника у вашу базу даних співробітників та систему обліку часу за потребою.
Крок
Створити заповнений бланк W-2 для нового працівника до 31 січня за попередній податковий рік, повідомляючи про заробітну плату, утримані податки та іншу інформацію, необхідну для форми. Надсилайте працівнику чотири копії для різних вимог щодо подання податків. Тримайте одну копію для власних ділових документів і відправте одну копію до Податкової служби та державні або муніципальні податкові органи, якщо це необхідно.