Податкові наслідки відшкодування витрат через оплату праці

Служба внутрішніх податків дозволяє роботодавцям відшкодовувати працівникам витрати, пов'язані з роботою. Відповідно до плану підзвітності, ці відшкодування витрат не оподатковуються працівнику. Якщо це не відповідає план, платежі вважаються заробітною платою. Якщо відшкодування виплачується через фонд оплати праці, це означає, що вони є частиною невідповідного плану, і працівник буде сплачувати податки на відшкодування.

Людина в костюмі накачування газовогокредиту: вадимгужва / iStock / Getty Images

Витрати на бізнес-працівників

Як представники компанії, працівники, як правило, несуть бізнес-витрати під час роботи. Водіння для зустрічі з клієнтом, збирання деяких канцелярських приладдя або виведення клієнта на обід - це всі бізнес-витрати, які можуть бути відшкодовані роботодавцем. Для документування та обґрунтування витрат працівники повинні зберігати копії квитанцій під час здійснення комерційних покупок. IRS дозволяє роботодавцям відшкодовувати співробітникам милю для поїздок на автомобілі, тому працівники можуть вести докладний журнал ділових поїздок, а не зберігати надходження газу.

Підзвітні та незвітні плани

Коли роботодавці відшкодовують працівникам витрати на роботу, вони роблять це за будь-яким підзвітним планом або неплатоспроможним планом. Підзвітним планом є той, в якому співробітник надає своєчасну документацію витрат і повертає будь-які надлишкові відшкодування. Роботодавець перевіряє витрати, пов'язані з діловим зв'язком, та зберігає копію документації. Відповідно до плану підзвітності, відшкодування витрат не є доходом. Натомість, це відшкодування витрат працівникові без оподаткування.

Видача чеків за підзвітним планом

Якщо у вас є підзвітний план, відшкодування витрат не повинно оброблятися через нарахування заробітної плати. Замість цього попросіть співробітників періодично збирати документи про витрати, а потім виписувати чек про відшкодування витрат. Ці виплати повинні бути записані як витрати компанії. Наприклад, якщо ви скорочуєте працівника на відшкодування пробігу за 50 доларів, то 50 доларів слід записувати як витрати на пробіг. Ваша компанія зможе списати ці витрати на свою податкову декларацію, тому збережіть копії форм пробігу та квитанцій, щоб обґрунтувати витрати.

Обробка заробітної плати для незвітних планів

Якщо роботодавець не дотримується правил підзвітного плану, він працює за невідповідним планом. Іноді роботодавець цілеспрямовано впроваджує невідповідний план для мінімізації обліку. Наприклад, компанія може вирішити надати співробітникам по 500 доларів США на покриття витрат на продовольство та пробіг на щорічні тренінги, а не вимагати надходжень. У цьому випадку відшкодування витрат фактично вважається заробітною платою, а працівники сплачуватимуть податки на них.

Оскільки вони вважаються заробітною платою, відшкодування витрат за невідповідним планом слід обробляти за допомогою платіжного фонду. Таким чином, роботодавець може утримувати федеральні, державні податки та податки на фонд оплати праці. На кінець року відшкодування витрат буде відображатися як заробітна плата у формі праці W-2.