Зміст:
Незалежні підрядники, консультанти та фрілансери стикаються з великою кількістю професійних завдань, включаючи вивчення складних податкових правил. Відшкодування дійсних ділових витрат, як правило, не оподатковується підряднику, якщо він відповідає правилам адекватного обліку та обліку.
Підрядники проти працівників
Незалежні підрядники відрізняються від працівників для цілей оподаткування. Як правило, IRS розглядає, яка сторона в кінцевому підсумку має контроль над продуктом роботи і хто приймає рішення, щоб визначити, чи є хтось співробітником або підрядником, хоча IRS може розглянути будь-які відповідні факти і обставини. Підрядники отримують узгоджені збори за послуги, що надаються клієнту, без будь-яких утримань для цілей оподаткування. Компанії, які сплачують незалежному підрядникові 600 доларів або більше за послуги, що надаються протягом року, повинні надати підряднику форму 1099-MISC до 31 січня наступного року. Клієнти можуть відшкодовувати підрядникам обґрунтовані витрати на ведення бізнесу, однак для великих обсягів витрат це означає, що підрядник фактично був працівником для цілей оподаткування у Регулюванні доходів 55-144.
Адекватний облік
Для відшкодування витрат, понесених від імені клієнта, підрядник надає клієнту рахунок-фактуру з відповідним обліком витрат. Загалом адекватний бухгалтерський облік включає детальний перелік витрат і квитанцій на запит клієнта. Припускаючи, що клієнт відшкодовує дійсні витрати підприємства, підрядник не повідомляє про відшкодування як дохід, а також не віднімає витрати як бізнес-витрати. Відшкодування не буде відображено на Формі 1099-MISC підрядника.
Неадекватний облік
Якщо підрядник не звертає уваги на клієнта детальний перелік бізнес-витрат, відшкодування, якщо воно виплачено, включається до доходу підрядника за формою 1099-MISC. Припускаючи, що підрядник зберігає достатню кількість записів про витрати, він може відняти витрати на Додаток C до Форму 1040.
Облік
Платники податків, які претендують на відрахування - або підрядник, або роботодавець - повинні обґрунтовувати витрати підприємства. Зберігайте квитанції або записи про витрати, такі як скасовані чеки або виписки з кредитних карток. Крім того, задокументуйте деталі кожного виду витрат, включаючи комерційні цілі та залучені сторони - наприклад, учасників трапези. Також записуйте дату витрат; де витрати були понесені, включаючи місце проведення та місто, якщо це витрати на проїзд; і деталізований список кожного виду витрат.
Субпідрядники
В окремих випадках незалежні підрядники наймають субпідрядників для виконання певних завдань, які можуть бути класифіковані як працівники або підрядники для цілей оподаткування. У цих випадках первісні підрядники стають роботодавцями і повинні дотримуватися тих самих правил, що регулюють відшкодування витрат, хоча з іншої точки зору.